Monsieur Jean • Hôtel Particulier
Après une longue carrière comme vice-président aux finances dans le secteur hôtelier, Christian Béliveau a choisi de mettre son expertise au service de plusieurs établissements en tant que consultant en comptabilité hôtelière. Aujourd’hui, il accompagne entre autres Monsieur Jean • Hôtel Particulier, un hôtel-boutique réputé du Vieux-Québec, en prenant en charge une bonne partie du cycle comptable, dont la production des états financiers mensuels, la comptabilisation des comptes à payer, la gestion des paiements de taxes et fournisseurs.
Bien que le personnel à la comptabilité soit à son minimum, Christian doit composer avec la réalité complexe d’une structure qui implique plusieurs départements (hébergement, restauration, boutique, etc.), chacun ayant ses propres fournisseurs et processus d’approbation. Pour rester agile et efficace, il lui fallait une solution numérique capable de centraliser l’information, d’automatiser les flux de travaux, et surtout, de permettre une gestion entièrement à distance.
C’est dans ce contexte qu’entre en scène Zeendoc, une solution proposée par XMA Solutions, qui a permis à Christian et à l’équipe de direction de transformer radicalement leur gestion des comptes fournisseurs.
Les défis
Avant l’implantation de Zeendoc, la gestion des comptes payables chez Monsieur Jean • Hôtel Particulier reposait sur un processus entièrement manuel:
- Les factures étaient numérisées, puis déposées dans des dossiers partagés;
- Chaque chef de département (restaurant, marketing, boutique, etc.) devait aller y apposer sa signature virtuelle;
- Le directeur général imprimait ensuite chaque facture pour y inscrire manuellement les annotations de grand livre;
- Et finalement, les documents étaient classés physiquement, générant une accumulation constante de papier et de chèques.
D’ailleurs, cette façon de faire n’est pas propre à l’Hôtel, au contraire, elle est largement répandue dans l’industrie. La gestion papier domine, entre autres, pour répondre aux exigences de vérification. Pendant longtemps, conserver des archives physiques pendant 7 à 8 ans était une norme presque incontestée.
Christian se souvient très bien de l’époque où les processus manuels et l’accumulation de papier étaient monnaie courante dans l’industrie. Dans sa carrière de vice-président aux finances, une salle de «racquetball» avait été convertie à l’archivage. Des rangées entières de boites bien cordées et méticuleusement identifiées attendaient d’être déchiquetées selon les cycles de rétention réglementaire.
«Aujourd’hui, c’est fou de repenser à tout ça. L’espace, le temps, l’argent, même détruire les boîtes devenait une opération en soi.»
Avec le recul, il est clair que ces pratiques, en plus d’être coûteuses et chronophages, manquaient de flexibilité et alourdissaient la gestion au quotidien. Le besoin de réduire les pertes de temps, éliminer les tâches manuelles, alléger les chaînes d’approbation, et surtout sortir du cycle inefficace du tout papier était évident.
Le déclencheur
Quand Christian est arrivé à titre de consultant et qu’il a découvert le processus en place pour l’approbation des factures, il a tout de suite su qu’un changement s’imposait. La direction passait plusieurs heures par semaine à faire le suivi des approbations. Ils imprimaient les factures, ajoutaient des annotations, puis classaient le tout.
Comme il avait déjà expérimenté d’autres plateformes dans des consultations précédentes, Christian savait qu’il existait des solutions numériques pour automatiser ce type de gestion. Le problème était qu’aucune ne répondait parfaitement à ses besoins. Certaines étaient trop complexes et d’autres ne s’intégraient pas bien avec Acomba (le logiciel comptable utilisé à chez Monsieur Jean • Hôtel Particulier).
Le moment décisif est arrivé en 2024, lorsqu’une présentation de XMA Solutions à l’événement Stratégies PME a capté l’attention de ses collègues. Intrigués par la démonstration de la plateforme Zeendoc et convaincus de sa pertinence, ils ont transmis les coordonnées de XMA Solutions à Christian.
Dès qu’il a vu la solution en action, il a su que c’était ce qu’il cherchait. Zeendoc lui permettait de centraliser les données, d’automatiser les processus, et surtout, de simplifier l’approbation des factures malgré la multitude de départements impliqués. Avec plusieurs responsables à coordonner, il était essentiel d’avoir un système capable de structurer le tout efficacement.
L'implantation
Après avoir soumis, à deux hôteliers, la possibilité d’implanter un outil performant, les projets ont rapidement pris forme. Christian a collaboré avec Louis-Philippe, intégrateur chez XMA Solutions, pour planifier l’intégration de Zeendoc dans les opérations quotidiennes de ces deux organisations.
Bien que l’implantation ait demandé un certain investissement de temps au départ, l’expérience a été fluide et bien encadrée. Christian a pu intégrer la plateforme dans le quotidien des organisations sans interrompre les opérations.
Aujourd’hui, le changement est tangible. Les factures reçues par courriel sont indexées dès le lendemain matin, sans qu’aucun traitement manuel ne soit nécessaire. Il n’y a plus de piles de factures en attente ni de retard dans les suivis.
«Tout est toujours à jour. On ne prend plus de retard, et je peux tout gérer sans avoir besoin d’être sur place.»
Les résultats
Depuis l’implantation de Zeendoc, Christian constate des améliorations concrètes à plusieurs niveaux. La plus grande transformation, selon lui, c’est l’économie de temps. Autant pour lui que pour la direction de Monsieur Jean • Hôtel Particulier, la charge mentale liée à la gestion des factures a été considérablement allégée.
Grâce à l’automatisation du traitement et de l’approbation, les tâches répétitives ont presque complètement disparu. La direction n’a plus besoin de courir après les validations ou de suivre manuellement les statuts. Tout est fluide, les notifications sont automatiques, et les bons documents arrivent aux bonnes personnes, au bon moment.
Le télétravail est également devenu beaucoup plus simple. Christian gère la comptabilité à distance, sans avoir à mettre les pieds sur place. C’est un avantage majeur dans une industrie où la coordination entre plusieurs services est quotidienne. Même avec des départements aussi variés que le restaurant, la boutique et le marketing, le flux demeure constant et bien structuré.
La plateforme a aussi permis de rapprocher la comptabilité de l’analyse stratégique. Par exemple, la gestionnaire externe qui fait l’analyse des états financiers a maintenant un accès de type audit à Zeendoc. Lorsqu’elle a une question sur une dépense ou une facture, elle peut aller chercher l’information directement dans la plateforme, sans avoir à passer par la direction ou Christian. Le temps sauvé est considérable.
Enfin, l’Hôtel a pratiquement éliminé le papier au niveau de la comptabilité. Les processus étant numériques, les piles de documents à classer appartiennent au passé. Non seulement c’est plus écologique, mais c’est aussi beaucoup plus pratique.
La conclusion
En adoptant Zeendoc avec l’accompagnement de XMA Solutions, Monsieur Jean • Hôtel Particulier a franchi un cap important dans sa transformation numérique. Ce virage a permis de simplifier les processus comptables, de libérer du temps pour des tâches à plus grande valeur ajoutée, et de mettre en place un système d’approbation fluide, même à distance.
Dans un secteur où la coordination entre plusieurs départements peut rapidement devenir un casse-tête, la centralisation et l’automatisation offertes par Zeendoc ont changé la donne. Pour Christian Béliveau, conseiller en gestion financière et comptable, cette solution est bien plus qu’un outil comptable. C’est un levier de performance, un facilitateur de travail à distance, et un véritable allié pour une gestion moderne, efficace et durable.
