Étude de cas: Le Balthazar

Le Balthazar

Dans le monde de la restauration, chaque minute compte.

Entre la gestion des opérations quotidiennes, les ressources humaines, les fournisseurs et la clientèle, les tâches administratives comme la facturation deviennent rapidement un fardeau. C’est particulièrement vrai pour les entrepreneurs qui gèrent plusieurs établissements, où les documents s’accumulent, les suivis se multiplient, et le risque d’erreur augmente avec le temps.

C’est dans ce contexte que Le Balthazar, une chaîne de restaurants réputée pour sa vaste sélection de bières québécoises, a décidé d’entamer sa transformation numérique au niveau de ses processus comptables. Pour gagner en efficacité, centraliser l’information et sécuriser leurs processus, ils se sont tournés vers XMA Solutions.

Context initial

Chez Le Balthazar, la comptabilité est gérée par une petite équipe de deux personnes, avec l’implication directe de Pierre-Luc Therriault, le président, qui veille activement sur l’ensemble des départements, y compris les finances. Avec plusieurs succursales à gérer, il cherche constamment des façons de rendre les choses plus simples et efficaces pour son équipe. 

Avant l’implantation de Zeendoc avec XMA Solutions, la gestion des factures se faisait encore majoritairement sur papier. Les documents papier étaient classés dans des cartons d’archives, et les factures reçues par courriel restaient souvent rangées directement dans les boîtes de réception. Il n’y avait pas vraiment de méthode uniforme pour archiver ou centraliser l’information.

Chaque mois, l’équipe avait facilement jusqu’à 150 factures à traiter. Il est difficile de quantifier précisément le temps requis pour le traitement, puisque plusieurs tâches, comme le classement, étaient réalisées de façon irrégulière, selon les besoins et les disponibilités. Cependant, une chose était certaine: cela prenait du temps, et le processus était loin d’être optimal. Pour mieux comprendre, penchons-nous sur les principaux enjeux et défis.

Les enjeux et défis

Avant l’implantation de Zeendoc, plusieurs irritants ralentissaient le traitement comptable et augmentaient les risques d’erreurs. Voici les principaux:

• Le transport physique des documents: certaines factures devaient être déplacées d’une succursale à l’autre avant de pouvoir être traitées. Ce simple va-et-vient pouvait occasionner des délais de traitement allant d’une à près de deux semaines parfois.
  
  

• L’absence de centralisation: avec des factures papier rangées dans des boîtes d’archives et d’autres stockées dans différentes boîtes de réception courriel, il n’y avait pas de méthode uniforme pour retrouver rapidement un document. La recherche d’une facture passée devenait un casse-tête, surtout lors de vérifications ou de suivis fournisseurs.
  
  

• Une charge administrative grandissante: l’ajout progressif de succursales, comme celle de Boisbriand en 2024, représentait un risque de surcharge pour l’équipe comptable. Avec plus de transactions et de factures à gérer, il aurait été facile d’atteindre un point de rupture nécessitant l’embauche de personnel supplémentaire.
  
  

Pour ces raisons, Pierre-Luc a commencé à chercher une solution durable, capable de soutenir leur croissance sans alourdir la gestion. Il est aussi important de mentionner que leur système fonctionnait bien jusque-là sans trop d’erreurs, mais Pierre-Luc voyait que les risques augmentaient avec la croissance de l’entreprise. «C’est important de prendre des coups d’avance et d’anticiper des enjeux possibles», dit-il. 

La décision et le choix de la solution 

Avant de choisir XMA Solutions et la plateforme Zeendoc, l’équipe du Balthazar avait déjà exploré d'autres options. Pierre-Luc cherchait depuis un moment une façon d’automatiser le traitement des factures complexes comme celles de la SAQ, souvent très longues et détaillées. Une première tentative avec une autre plateforme s’est avérée peu convaincante. Il y avait un délai d’environ 24 heures entre la numérisation d’une facture et la réception du fichier pour l’importation, un rythme trop lent pour réellement améliorer leurs processus.

C’est la rapidité de traitement de Zeendoc qui a fait toute la différence. L’extraction des données se fait pratiquement en temps réel, et surtout, l’importation directe dans le système comptable vient grandement simplifier le travail de l’équipe de comptabilité. Le gain d’efficacité a été ressenti presque immédiatement, surtout avec le volume de factures que l’entreprise traite chaque mois. 

L’implantation et l’accompagnement

Au niveau de l’implantation, ça l’a été un peu laborieux au départ. Les premiers mois ont été plus exigeants puisqu’il fallait mettre en place l’extraction automatique des lignes de factures et établir une passerelle avec leur logiciel d’inventaire. Mais malgré les ajustements nécessaires, l’expérience globale a été positive. Pierre-Luc souligne le support humain reçu: «Louis-Philippe, l’intégrateur, était super sympathique.» Un accompagnement de proximité qui a fait toute la différence dans cette période de transition.

Résultats et bénéfices constatés

Depuis cette transformation numérique, les résultats sont tangibles. L’équipe de comptabilité est restée la même (deux personnes seulement) malgré l’ajout d’une troisième succursale. Mieux encore, la charge de travail globale a diminué! Les tâches qui demandaient environ 60 heures par semaine à l’équipe avant ne nécessitent maintenant qu’une quarantaine d’heures. C’est une économie d’environ 80 heures par mois, sans compromis sur la rigueur ou la qualité.

Ensuite, l’accès rapide à l’information a transformé leur façon de travailler. Dans le domaine de la restauration, il arrive souvent qu’on doive se référer à un achat passé que ce soit pour vérifier une livraison, comparer les prix ou valider une quantité. Maintenant, s’ils ont besoin de consulter une facture ou de vérifier un achat, quelques clics suffisent. Fini de devoir fouiller dans les classeurs ou les courriels puisque tout est centralisé. Ce changement améliore non seulement l’efficacité de l’équipe, mais aussi la capacité de réaction de la direction.

Un autre bénéfice important a été l’élimination des délais liés au transport physique des documents entre les différentes succursales. Ce simple changement a permis de garder la comptabilité à jour, sans devoir attendre qu’un employé se déplace avec une pile de papiers.

Et ce n’est pas tout. L’outil qui a le plus changé la donne, le plus gros game changer pour Pierre-Luc et son équipe, c’est la fonction d’extraction des lignes de facture. Une facture de la SAQ peut contenir 30 à 40 articles différents généralement pour Le Balthazar. Avant, chaque item devait être entré manuellement dans le système d’inventaire, une tâche extrêmement répétitive. Aujourd’hui, l’extraction automatisée permet de générer un fichier CSV prêt à être importé. Le temps économisé sur ce seul processus est immense.

Conclusion

En misant sur l’efficacité, l’accessibilité de l’information et l’automatisation intelligente, Le Balthazar a gagné en agilité, tout en offrant à ses employés un environnement de travail simplifié. C’est exactement ce que recherchait Pierre-Luc. Il voulait des outils qui rendent le quotidien plus facile pour son équipe, et qui soutiennent la vision à long terme du Balthazar. Parce qu’au final, quand on simplifie le travail, on libère de l’espace pour mieux gérer, mieux décider et avoir plus de plaisir.