Le Syndicat de l'enseignement de la Rivière-du-Nord (SERN) a pour mission de représenter et d'accompagner les enseignantes et enseignants de son territoire dans la défense de leurs droits et de leurs conditions de travail.
Affilié à la Centrale des syndicats du Québec (CSQ) par l'entremise de la Fédération des syndicats de l'enseignement (FSE-CSQ), le SERN agit au quotidien comme un point de référence pour ses membres. Son équipe accompagne les enseignants dans une multitude de situations nécessitant un suivi rigoureux, notamment les dossiers liés aux griefs, aux mesures disciplinaires, aux incidents et accidents de travail, aux dossiers CNESST ainsi qu'aux différentes communications avec les membres.
Composé de neuf employés, le bureau du SERN fonctionne de façon collaborative, où chaque membre de l'équipe doit pouvoir accéder rapidement à l'information pertinente afin d'assurer un accompagnement efficace des enseignants.
Avec la croissance constante du volume de dossiers à gérer, l'organisation souhaitait moderniser sa façon de conserver, classer et retrouver ses documents. La transition vers une gestion documentaire numérique est alors devenue une priorité afin de faciliter le travail quotidien de l'équipe et d'assurer un meilleur accès à l'information.
Dans le cadre de cette étude de cas, nous avons échangé avec Emilie, conseillère syndicale, et Sylvain, trésorier du SERN. Tous deux utilisent Zeendoc au quotidien et nous partagent leur expérience depuis l'implantation de la solution, ainsi que les changements observés dans leur façon de gérer leurs dossiers.
Avant l'implantation de Zeendoc, la gestion documentaire du SERN reposait presque exclusivement sur des archives papier. Les dossiers des membres, les documents administratifs et les dossiers syndicaux étaient classés dans une vingtaine de filières résistantes au feu, réparties à travers le bureau, ce qui représentait évidemment un investissement important.
Au fil des années, cette façon de travailler est devenue de plus en plus contraignante. L'espace consacré aux archives ne cessait de grandir, au point qu'une salle entière était dédiée au rangement des documents physiques.
Sylvain explique que l'accumulation de documents physiques représentait un enjeu grandissant pour l'organisation: «On a un local d'environ 12 x 16 pieds rempli de classeurs, en plus d'autres classeurs un peu partout dans les bureaux. On ne se voyait pas continuer à acheter des classeurs, prendre toujours plus d'espace et dépenser encore davantage.»
Au-delà de l'espace occupé, retrouver un document nécessitait plusieurs manipulations. Il fallait se déplacer jusqu'à la salle d'archives située au sous-sol, retrouver le bon dossier, remonter au premier étage pour effectuer des photocopies si c’était nécessaire, puis redescendre en bas pour remettre le document à sa place.
Ce processus n'était pas nécessairement complexe, mais il représentait une perte de temps et ajoutait des étapes à la gestion quotidienne des dossiers. De plus, même si le classement alphabétique facilitait la recherche, une simple erreur de classement pouvait rendre un document plus difficile à retrouver advenant le cas.
La gestion collaborative des dossiers représentait également un enjeu important. Lorsqu'une personne consultait un dossier papier, celui-ci devenait temporairement inaccessible aux autres membres de l'équipe. Si plusieurs personnes avaient besoin de consulter un même dossier ou d'y ajouter des notes, elles devaient attendre leur tour, ce qui pouvait ralentir le suivi des dossiers.
L'arrivée du télétravail a également accentué cette réalité. Lorsqu'un membre de l'équipe travaillait à distance et avait besoin de consulter un dossier précis, il devait communiquer avec le bureau, demander à la secrétaire de retrouver le document, puis lui demander de transmettre certaines informations ou de numériser les pages nécessaires. Une étape supplémentaire qui ralentissait le traitement des dossiers et limitait l'autonomie de l'équipe.
Face à ces enjeux, le SERN souhaitait moderniser sa gestion documentaire afin de centraliser ses informations, simplifier le classement des documents et permettre à toute l'équipe d'accéder rapidement aux dossiers, peu importe l'endroit où elle se trouvait. L'organisation recherchait également une façon plus efficace de conserver l'historique des interventions et de faciliter le suivi des dossiers grâce à des notes évolutives accessibles par l'ensemble de l'équipe.
Aujourd'hui, l'ensemble des neuf employés du SERN utilise Zeendoc au quotidien pour centraliser et gérer ses documents. Dès la réception d'un courriel ou la numérisation d'un document papier, celui-ci est déposé dans la plateforme et automatiquement proposé au bon emplacement grâce à la reconnaissance intelligente des documents.
Emilie explique simplement: «On reçoit un document, on le glisse dans Zeendoc et c'est terminé.»
Le classement est simple et rapide. En quelques secondes, un document est associé au bon dossier, permettant à tous les membres de l'équipe d'y accéder instantanément.
L'intelligence documentaire de Zeendoc a également simplifié le travail de classement. Alors qu'au début de l'implantation plusieurs informations devaient être saisies manuellement, la plateforme reconnaît aujourd'hui automatiquement les différents types de documents et suggère le classement approprié.
Sylvain ajoute: «L'application reconnaît les différents types de documents et nous suggère tout de suite le bon classement. Il y a parfois quelques ajustements à faire, mais c'est très rapide.»
Au-delà de l'archivage, le SERN exploite également les notes évolutives, une fonctionnalité devenue essentielle dans le suivi de ses dossiers. Plusieurs conseillers peuvent ainsi consulter le même dossier, documenter leurs interventions et assurer un transfert d'information fluide lorsqu'un collègue reprend ce dossier plus tard.
Enfin, la recherche plein texte permet de retrouver rapidement une information précise, qu'il s'agisse d'un nom, d'un établissement, d'un mot-clé ou d'une note inscrits plusieurs mois auparavant. Cette capacité de recherche accélère considérablement les suivis et réduit le temps consacré à retrouver l'information.
Emilie témoigne de l'utilité de cette fonctionnalité: «Des fois je me souviens d'avoir parlé d'un sujet, mais plus exactement avec qui. J'entre un mot-clé de la conversation dans la recherche et Zeendoc retrouve immédiatement la bonne note. Ça, c'est vraiment super.»
Depuis l'implantation de Zeendoc, le SERN a complètement transformé sa façon de gérer l'information. Les documents sont désormais centralisés, accessibles en quelques secondes et disponibles pour l'ensemble de l'équipe, que les employés travaillent au bureau ou à distance.
Le premier bénéfice observé est un important gain de temps. La recherche d'un document ne nécessite plus de déplacements, de manipulation de dossiers papier ou de photocopies. Toute l'information est accessible à partir d'une simple recherche.
Sylvain souligne: «L'économie de temps est énorme. Toutes les informations sont regroupées au même endroit et tout le monde peut travailler sur les mêmes dossiers, que ce soit de la maison ou du bureau.»
Cette centralisation améliore également la collaboration entre les membres de l'équipe. Plusieurs employés peuvent consulter simultanément un même dossier, suivre les interventions de leurs collègues grâce aux notes évolutives et reprendre un dossier avec tout le contexte nécessaire.
Pour Emilie, la rapidité d'accès à l'information est devenue un véritable atout au quotidien.
«En un coup d'œil, je vois tous les documents liés à un membre. Si je cherche une ancienne intervention, un mot-clé ou même le nom d'une école, Zeendoc retrouve immédiatement l'information.»
Le télétravail est également devenu beaucoup plus simple. Auparavant, lorsqu'un employé travaillait à distance, il devait demander à un collègue de récupérer un dossier papier avant de pouvoir poursuivre son travail. Aujourd'hui, tous les documents sont accessibles de façon sécurisée, où que se trouvent les membres de l'équipe.
Enfin, la transition vers une gestion documentaire numérique a permis au SERN de réduire considérablement sa dépendance au papier. En limitant les impressions et l'utilisation de classeurs physiques, l'organisation poursuit sa transition vers un environnement de travail plus efficace, plus durable et mieux adapté à ses besoins.
Emilie ajoute: «Écologiquement, c'est beaucoup mieux. Aujourd'hui, on reçoit un document par courriel, on l'enregistre dans Zeendoc et il n'y a plus besoin d'imprimer.»
Depuis l'implantation de Zeendoc, le SERN bénéficie notamment de:
Pour le SERN, Zeendoc est devenu bien plus qu'une solution d'archivage documentaire. La plateforme est aujourd'hui un outil central qui facilite la collaboration, accélère la recherche d'information et permet à l'équipe de mieux assurer le suivi des dossiers membres.
En transformant sa gestion documentaire, le SERN s'est doté d'un environnement de travail plus agile, où l'information est accessible au bon moment, par les bonnes personnes, afin de continuer à offrir un accompagnement efficace aux enseignantes et enseignants qu'il représente.