Chez Les Entreprises D’Auteuil & Fils inc., l’histoire se construit de génération en génération depuis maintenant 50 ans. Fondée en 1976, l’entreprise familiale québécoise a su évoluer au fil du temps tout en conservant ce qui fait sa force, soit des relations humaines solides, une équipe engagée et une volonté constante de faire les choses correctement.
Chez XMA, ce sont exactement le type d’entreprises avec lesquelles nous aimons collaborer. Derrière chaque projet, il y a des humains, des habitudes bien ancrées, des défis opérationnels, mais surtout une réelle volonté d’améliorer les façons de faire pour soutenir la croissance de l’entreprise.
Lorsque Jean-François Dufour s’est joint aux Entreprises D’Auteuil & Fils comme directeur financier il y a deux ans, il a rapidement constaté un important défi au niveau de la gestion documentaire et des comptes payables. Malgré une entreprise en pleine évolution, plusieurs processus reposaient encore entièrement sur le papier, ce qui entraînait des délais, des doubles manipulations et un manque de visibilité général.
C’est ce constat qui a mené l’entreprise à entreprendre un virage vers l’automatisation avec Zeendoc et l’équipe de XMA Integration.
Pour comprendre pourquoi Les Entreprises D’Auteuil & Fils ont entrepris une transformation de leur gestion documentaire, il faut revenir à l’arrivée de Jean-François dans l’entreprise.
Avant de se joindre à l’organisation, Jean-François occupait le poste de directeur financier dans une usine de fabrication. L’entreprise fonctionnait déjà dans un environnement largement numérique, c’est-à-dire documents numérisés, travail en PDF, gestion sans papier, etc. Il avait également participé à l’implantation d’un ERP, un projet majeur qui avait complètement modernisé leurs opérations administratives.
Lorsque Jean-François est arrivé chez Les Entreprises D’Auteuil & Fils, le contraste a été frappant.
«Quand je suis arrivé chez Les Entreprises D’Auteuil & Fils, c’était complètement le contraire: facture papier imprimée, facture client imprimée envoyée par la poste… c’était vraiment détestable. Surtout dans l’ère numérique où on s’en va, c’était un non-sens.»
Dans une entreprise qui fonctionne par projets, chaque facture fournisseur devait passer entre plusieurs mains avant d’être approuvée. Les chargés de projets devaient analyser et approuver les dépenses liées à leurs dossiers respectifs. Mais avec un fonctionnement entièrement papier, les délais s’accumulaient rapidement.
Pendant qu’une facture circulait physiquement pour approbation, l’équipe recevait parfois déjà les états de compte des fournisseurs. Comme la facture n’était pas encore revenue au département administratif, celle-ci apparaissait comme manquante dans le système.
«Une facture manquante ou une facture en approbation, c’est le même résultat. On n’a pas la facture.»
L’équipe devait alors communiquer avec le fournisseur pour obtenir une nouvelle copie, qui repartait ensuite dans le même cycle d’approbation.
«Nous avions fini par avoir une expression pour ça. On disait que les factures se croisaient dans les marches.»
Cette façon de fonctionner entraînait non seulement des délais, mais également du travail en double, des risques d’erreurs et un important manque de visibilité sur l’état réel des dossiers.
Le fonctionnement était déjà devenu lourd au quotidien, mais une situation en particulier est venue confirmer qu’un changement était devenu nécessaire.
L’équipe était en processus d’approbation d’une facture qui en était déjà à son troisième ‘’tour de marches’’. En parallèle, le fournisseur avait facturé certains éléments en trop et le chargé de projet attendait des crédits afin de corriger la situation.
Entre-temps, les états de compte continuaient d’arriver. Comme la facture semblait toujours manquante dans le système, une nouvelle copie était réimprimée et renvoyée dans le circuit d’approbation.
Lorsque les crédits ont finalement été reçus, le chargé de projet a regroupé l’ensemble des documents papier (factures et crédits) dans une même pile brochée. Sans s’en rendre compte, l’équipe administrative a traité uniquement le crédit placé sur le dessus du document, sans voir les autres factures attachées derrière.
Quelques semaines plus tard, le fournisseur a communiqué avec l’entreprise pour signaler qu’un crédit avait été utilisé, mais que la facture n’avait jamais été payée.
«C’est à ce moment-là que j’ai dit non. Il faut trouver une solution et aller de l’avant.»
Pour Jean-François, cette situation venait confirmer quelque chose qu’il savait déjà: il existait aujourd’hui des solutions capables d’éliminer ce type de friction et de redonner de la visibilité aux équipes.
Jean-François savait qu’il existait des solutions capables d’éliminer ce type de friction et de redonner de la visibilité aux équipes, il avait déjà travaillé avec dans le passé! Donc il a pris action.
Jean-François savait toutefois qu’implanter une nouvelle façon de travailler allait amener son lot de défis humains.
«Je savais que les gens tenaient au papier. Le fait de perdre le document physique créait un stress pour beaucoup de gens, et pas juste en comptabilité. Toutes les factures fournisseurs passent dans les mains de pratiquement tous les membres de l’administration. Il y avait de la réticence au changement et de la crainte à plusieurs niveaux de l’organisation.»
Pour lui, il était donc essentiel de trouver une solution simple, conviviale et facile à adopter. L’objectif n’était pas seulement d’améliorer les opérations, mais aussi d’assurer une transition harmonieuse pour les équipes.
«Je voulais absolument m’assurer de garder mes gens avec moi. Je ne voulais pas une plateforme compliquée avec des onglets à ne plus finir. Je voulais quelque chose de simple et efficace pour m’assurer que mes collègues restent avec moi.»
Après avoir évalué différentes options sur le marché, Jean-François a finalement choisi XMA Integration et la solution Zeendoc. Les avantages opérationnels étaient non négligeables: meilleure visibilité sur les factures en attente, élimination des doublons et accès simplifié à l’information.
«Avec un système comme Zeendoc, la recherche de factures allait être beaucoup plus facile. On allait pouvoir valider les factures en attente d’approbation et faire les suivis directement à partir des états de compte.»
Et au-delà de la technologie, l’accompagnement humain offert pendant le projet a également joué un rôle important dans leur décision.
«La relation avec Renaud a été plaisante. Son côté convivial a été important et il a su apporter des éléments rassurants pour que le projet soit porté à terme avec succès.»
Jean-François avait définitivement une longueur d’avance lorsqu’est venu le temps de déployer le projet. Avant son arrivée chez Les Entreprises D’Auteuil & Fils, il avait déjà participé à l’implantation d’un ERP et travaillé avec des environnements entièrement numériques. Pour lui, il n’y avait aucun doute qu’une transformation similaire était possible.
«Je voyais et je savais le résultat qu’on allait avoir, donc j’y tenais à mon projet.»
Mais il savait également qu’un virage technologique ne pouvait réussir sans l’adhésion de son équipe.
Afin d’assurer une transition harmonieuse, Jean-François a d’abord choisi de devenir lui-même super-utilisateur de la plateforme. Avec l’accompagnement de XMA Integration, il a suivi plusieurs formations et utilisé la plateforme en environnement test pendant près de deux mois afin de bien comprendre son fonctionnement et anticiper les défis que son équipe pourrait rencontrer au quotidien.
Il a ensuite mis en place une stratégie d’intégration progressive particulièrement réfléchie: former d’abord les employés les plus réticents au changement.
Parmi les trois premières personnes impliquées dans le projet, deux faisaient partie des employés les plus attachés aux anciennes méthodes de travail, dont une personne présente dans l’organisation depuis près de 40 ans.
Pour Jean-François, la logique était simple. Si ces employés arrivaient à adopter la nouvelle façon de travailler avec confiance, le reste de l’équipe suivrait naturellement.
«Ma stratégie était que moi, en tant que super-utilisateur, j’allais être capable de les former et de répondre rapidement à leurs questions lorsqu’il y avait une embûche, justement pour ne pas nourrir leur angoisse autour du “qu’est-ce qu’on fait lorsque ça ne fonctionne pas?”. Je voulais vraiment que ça se passe bien.»
L’équipe a d’abord été exposée à des scénarios simples avant d’intégrer progressivement des dossiers plus complexes. Le résultat? L’adoption s’est faite beaucoup plus naturellement que prévu. Tout le monde a embarqué.
Graduellement, Jean-François a commencé à élargir le cercle de formation jusqu’à intégrer l’ensemble de l’équipe au projet. Ce qui avait d’abord été accueilli avec une certaine appréhension est rapidement devenu une nouvelle façon de travailler appréciée par tous.
Après plus d’un an d’utilisation de Zeendoc, les bénéfices sont visibles au quotidien. L’équipe travaille maintenant avec un accès rapide à l’information, une meilleure traçabilité des factures et un historique centralisé qui simplifie énormément les suivis.
«Aujourd’hui, si quelqu’un savait qu’on allait enlever Zeendoc de nos processus, personne ne voudrait!»
L’un des plus grands changements pour l’équipe est la visibilité qu’ils ont maintenant sur leurs dossiers. Alors qu’auparavant une facture en approbation devenait pratiquement “invisible” jusqu’à son retour au département administratif, il est maintenant possible de suivre rapidement son statut et de comprendre où se situe un blocage.
«On est maintenant capables de voir qu’une facture est en attente d’approbation et de communiquer directement avec l’approbateur pour comprendre la problématique.»
La centralisation de l’information a également transformé la collaboration entre les chargés de projets et l’administration. Les commentaires, suivis et validations sont maintenant inscrits directement dans les dossiers numériques, ce qui réduit énormément les pertes d’information.
«Avant, le chargé de projet était souvent le seul à avoir l’information. Maintenant, les commentaires sont directement dans la facture et le suivi se fait beaucoup plus facilement. Nous sommes allés chercher un niveau de certitude incroyable.»
Mais au-delà des gains d’efficacité, le plus grand bénéfice demeure probablement la tranquillité d’esprit que cette transformation a apportée à l’équipe.
Ce qui avait commencé comme un projet visant à éliminer les irritants liés au papier est rapidement devenu une véritable transformation dans la façon de travailler chez Les Entreprises D’Auteuil & Fils.
Aujourd’hui, l’entreprise bénéficie d’une meilleure visibilité sur ses opérations, d’un processus d’approbation plus fluide et d’un environnement de travail beaucoup plus structuré et collaboratif. Mais pour Jean-François, cette modernisation n’est qu’un début.
Après avoir implanté avec succès Zeendoc dans leur gestion documentaire et leurs comptes payables, l’équipe est maintenant prête à passer à une prochaine étape: pousser directement les données dans Acomba afin d’aller encore plus loin dans l’automatisation de leurs processus.
Cette évolution naturelle démontre non seulement l’adoption réussie de la plateforme par les équipes, mais également la volonté constante des Entreprises D’Auteuil & Fils de continuer à améliorer leurs façons de faire, sans jamais perdre l’aspect humain qui fait leur force depuis près de 50 ans.