Financière S_entiel est l’un des pionniers du courtage indépendant en assurances et services financiers au Québec. Depuis plus de 30 ans, l’entreprise se démarque par sa capacité à évoluer et à s’adapter aux besoins changeants de l’industrie et des conseillers. Elle demeure toutefois fidèle à sa mission de devenir le centre de services financiers le plus actif en développement des affaires et être reconnue pour la qualité de l’ensemble de ses services.
C’est justement cette culture d’adaptation qui a mené l’entreprise à chercher une solution pour moderniser et numériser la gestion de ses documents. Au départ, Financière S_entiel s’est intéressée à Zeendoc, une solution offerte par XMA Solutions, pour ses fonctionnalités de gestion électronique de documents (GED). Leur équipe cherchait une solution efficace et surtout très fiable pour un de leur processus manuel, soit celui de la gestion du courrier et des documents. Voici comment s’est déroulée notre collaboration avec Vincent Lavallée, Directeur Finances chez Financière S_entiel.
Contexte initial
Chez XMA Solutions, une grande partie de nos clients font appel à nous pour automatiser leurs comptes payables, un service efficace qui permet de gagner énormément de temps et d’efficacité, avec un retour sur investissement observé, pour la majorité, en moins d’un an. Pour Financière S_entiel, toutefois, le besoin de départ était différent. Ils devaient numériser un processus bien précis, celui de la gestion du courrier et des documents.
Il y a de cela plusieurs années, l’entreprise recevait quotidiennement des sacs de courrier en provenance des assureurs, contenant par exemple des contrats, formulaires ou relevés clients. À la réception, l’équipe du courrier triait chaque pièce dans des filières associées aux conseillers financiers. Ces documents étaient ensuite transmis aux conseillers, par la poste pour ceux travaillant à l’extérieur, ou via ICS pour un envoi interne plus rapide. Les conseillers pouvaient alors les consulter, les traiter ou les faire suivre aux clients ou aux assureurs, selon les besoins du dossier.
Éventuellement, une première tentative de numérisation a été introduite avec la solution AutoStore. L’équipe prenait alors la pile d’une filière, scannait le code-barres correspondant, puis numérisait l’ensemble en un seul PDF envoyé par courriel. Ce système représentait une amélioration par rapport au classement entièrement papier, et répondait bien aux exigences de l’époque, moins strictes qu’aujourd’hui en matière de sécurité.
Cependant, le processus restait très manuel et demandait encore beaucoup de temps, ainsi que plusieurs employés à temps plein pour numériser et classer chaque document. Cherchant à réduire ces tâches répétitives, l’équipe de Financière S_entiel s’est tournée vers XMA Solutions avec la question «Existe-t-il une solution qui pourrait communiquer avec notre back-office et classer automatiquement nos documents, de façon intelligente?».
Défis & enjeux
Dans le courtage en assurances et services financiers, chaque minute compte. Un document qui tarde à arriver peut retarder une transaction, compromettre une approbation ou même mettre en péril une relation client. Pour Financière S_entiel, la rapidité et la sécurité n’étaient pas de simples avantages concurrentiels, c’était une question de conformité et de réputation.
Sous la supervision de l’Autorité des marchés financiers (AMF), l’entreprise devait traiter chaque document dans les délais prescrits, tout en respectant des normes strictes de confidentialité et de sécurité. Mais le processus manuel en place à l’époque ralentissait tout. Il impliquait de nombreuses manipulations, mobilisait beaucoup de ressources et, lorsqu’une erreur survenait, demandait un temps considérable à corriger. Vincent se rappelle aussi de la complexité de la gestion des absences, surtout pendant les vacances. Lorsqu’un employé manquait à l’appel, la chaîne entière pouvait se retrouver bloquée. Il devait donc s’assurer qu’une équipe complète soit toujours disponible pour le tri et le traitement du courrier.
Les conséquences se faisaient sentir rapidement et affectaient tous les départements. Un simple retard dans l’acheminement d’un document vers le back-office pouvait déclencher un véritable effet domino. Pour une organisation misant sur la réactivité et la qualité de service, il était clair qu’il fallait agir.
Rencontre avec XMA et décision
Il était évident que trop de ressources étaient investies dans un processus à faible valeur ajoutée. La gestion des retards sur les remises, combinée au défi constant de mobiliser du personnel pour des tâches répétitives, pesait lourd sur l’efficacité globale. L’entreprise souhaitait plutôt réaffecter ces ressources à des activités à plus haut rendement, capables de générer davantage de valeur pour les conseillers et les clients.
À l’époque, Financière S_entiel utilisait déjà AutoStore avec un système de codes-barres, mais ce procédé impliquait encore un volume important de manipulations. Ils imaginaient alors un monde idéal où ils avaient simplement besoin de déposer les documents papier dans le photocopieur, les numériser, et que le tout soit automatiquement séparé et classé sans avoir à intervenir manuellement.
C’est à ce moment que XMA Solutions entre en jeu avec Zeendoc. La relation entre Financière S_entiel et XMA Solutions a débuté dans un contexte bien différent, soit le renouvellement de leurs photocopieurs! L’entreprise travaillait avec un autre fournisseur, mais était arrivée au moment de devoir évaluer ses options au niveau de leurs imprimantes. Lors de l’analyse de besoins avec XMA Solutions, Vincent a mentionné l’importance d’avoir de bons numériseurs et a expliqué leurs processus de gestion documentaire.
Cette première discussion a vite débouché sur un échange plus large autour des façons d’optimiser et d’automatiser la gestion documentaire. Voyant immédiatement le potentiel, notre représentante a présenté les solutions de numérisation proposées par XMA Solutions. Zeendoc s’est alors imposé comme la réponse idéale à leurs besoins.
Résultats
L’objectif initial de réduire le nombre de personnes impliquées dans le processus a été atteint (et même dépassé) tout en triplant le volume de documents reçus. Avant Zeendoc, environ trois employés à temps plein se consacraient exclusivement à la réception et au classement des documents papier, épaulés par plusieurs autres collaborateurs pour des tâches connexes. Aujourd’hui, malgré une charge de travail triplée, une seule personne est en mesure de gérer l’ensemble du processus grâce à Zeendoc.
Sans cette solution, une telle croissance aurait exigé des embauches supplémentaires et aurait posé de sérieux défis de gestion du personnel. Désormais, les manipulations manuelles sont réduites au minimum, les erreurs se font plus rares et chaque document est facilement traçable grâce aux horodatages, à l’historique et à la centralisation de l’information. Ce niveau de précision réduit considérablement les risques de litiges et permet aux conseillers de travailler avec des dossiers complets et à jour, en tout temps.
Encouragé par ces résultats, Vincent a même décidé d’aller plus loin. Puisque Zeendoc offrait aussi des fonctionnalités puissantes d’automatisation des comptes payables, il a étendu l’outil aux processus comptables. Les gains en efficacité se sont rapidement fait sentir, renforçant la valeur stratégique de la plateforme pour l’entreprise.
Conclusion
Cette collaboration démontre que la gestion électronique des documents peut transformer en profondeur les opérations d’une organisation, bien au-delà du simple gain de temps. Pour Financière S_entiel, Zeendoc n’a pas seulement permis d’automatiser des processus, il a redéfini la manière dont les documents circulent, sont classés et exploités au quotidien.
Chez XMA Solutions, nous savons que chaque entreprise a ses propres défis de gestion documentaire. Que ce soit pour traiter des centaines de contrats par jour, centraliser l’information afin d’en faciliter l’accès, ou sécuriser les données dans un environnement réglementé, nous mettons nos outils et notre expertise au service d’un objectif clair, celui de transformer la gestion documentaire en un véritable levier de performance.
Interrogé sur la possibilité de recommander Zeendoc à d’autres dirigeants de son secteur, Vincent répond en riant: «Non! Ne donnons pas notre secret.»
Ce n’est définitivement que le début d’un virage numérique prometteur, où l’efficacité et l’innovation continueront de faire toute la différence.